Työn rajaamisesta on paljon kauniita puheita. Ei saisi uuvuttaa itseään ja täytyy huolehtia myös palautumisesta. Itseltään ei saa vaatia liikaa ja pitää hyväksyä, että aina työpöydällä on jotakin kesken. Käytännössä ei ole niin helppoa toteuttaa jaloja periaatteita. Entä jos töitä vaan on yksinkertaisesti liikaa?
Tässä blogissa käyn läpi kolme eri keinoa, joiden avulla työtä voi rajata – siis ihan käytännössä.
1. Rajaa työaika tiukasti
Tutuin tapa rajata työntekoa on määritellä sitä ajassa. Saatan workshopeissa kysyä, kuinka moni tekee ylitöitä. Aika moni tekee ajoittain ekstraa, eikä se aina ole mikään ongelma. Se on kuitenkin yksi selkeä rajauskeino. Töitä tehdään sen verran, kuin työajalla ehtii.
Olin tänä vuonna vieraana mainiossa Työpäivää! -podcastissa, jossa pohdittiin, miten opettaja selviytyy ensimmäisistä työvuosistaan. Keskustelu avasi hienosti haastetta, johon kuka tahansa työntekijä saattaa uudessa työtehtävässä joutua. Yhtäkkiä pitäisi handlata se kaikki, mitä toiset työkaverit ovat saaneet harjoitella jo vuosien ajan. Nuori opettaja oli saanut kokeneemmilta selkeän rajausvinkin: lopeta työt neljältä. Näin siis toimitaan, vaikka työt olisivat kesken – niin kuin ne varmaan monella ovatkin.
Opettelin itsekin tämän keinon jo ensimmäisinä työvuosina. Buukkasin jotain menoa, ja välillä juoksin junaan, kun oli niin vaikea irrottautua työkoneen äärestä. Ajan rajaaminen on nerokas keino, koska se tukee priorisointia. Töistä hoidetaan tärkeimmät, ennen kuin on lähdettävä. Lisäksi jää aikaa palautumiseen, koska loppupäivä on vapaa-aikaa.
2. Rajaa tehtävät
Toinen tapa rajata työntekoa on valikoida työtehtäviä. Yhtenä päivänä ei yritetä tehdä kaikkea, vaan pikemminkin valikoidaan tarkkaan, mitä silloin tehdään. Tämä selkiyttää työntekoa, varsinkin jos muut tehtävät on selvästi buukattu jollekin muulle päivälle. Niitä ei tarvitse jatkuvasti ajatella, ja voi keskittyä siihen, mitä sillä hetkellä työstää.
Se mitä yhdelle päivälle voi buukata, on yksilöllistä. Tehtävien valinnassa usein kehittyy ajan myötä. Todellisuudessa vain kokeilemalla selviää, millaisia työpäiviä kannattaa suunnitella. Esimerkiksi väitöskirjan tekoon varattu kirjoittamispäivä vaatii minulta sen verran intensiivistä keskittymistä, ettei väliin voi buukata palavereita tai puheluita. Sen sijaan asiakkaiden kohtaamisten välissä voi olla puheluita ja kokouksia, kun olen valmiiksi sosiaalisessa moodissa.
3. Karsi tekemistä
Kaikkein vaikeinta ihmiselle tuntuu olevan töiden karsiminen. Vaikka joitain tehtäviä ei todellakaan ehtisi tekemään, tuntuu haastavalta jättää niitä kokonaan pois. Joskus se on kuitenkin välttämätöntä. Joskus projekteja on liikaa, ja niistä täytyy opetella myös luopumaan. Jämäkän kieltäytymisen taito kannattaa opetella. Jos karsiminen on yksin liian haastavaa, pyydä apua esihenkilöltä tai työkaverilta. Työnohjauksen tai coachingin avulla työtä voi tarkastella kokonaisuutena, ja löytää karsittavat työtehtävät niin, että työmäärä on kohtuullinen.
Kiireisinä aikoina luokittelen kokoukset ja tapahtumat sen mukaan, toteutuuko jokin asia ilman minua vai ei. Jos itse pidän koulutuksen tai joku tulee vastaanotolleni coachaukseen, se on ykkösprioriteettini. Mikäli taas olen kokouksen yksi osallistuja, voin jäädä pois, ellei roolini ole tavoitteiden toteutumisen kannalta oleellinen. Kuntosalitreeneihin osallistuminen on priorisoitava myös, ellei treeniä voi toteuttaa realistisesti muilla tavoin. Tiedän, etten jaksa jumppailla illalla kotona, joten treenit pitää priorisoida.
Joitakin projekteja täytyy vain lykätä. Esimerkiksi kirjoittaminen ei aina suju, jos on paljon menoja. Silloin täytyy hyväksyä, että tällä viikolla en sitten kirjoita ja jatkan sitä seuraavalla viikolla. Joskus asioita voi lykätä pidemmällekin, vaikka vuosien päähän. Mielekkyys pysyy mukana, kun pidät kuitenkin ainakin joltakin osin kiinni siitä, mikä on sinulle todella tärkeää.
Kaipaatko coachausta, valmennusta tai koulutusta työn rajaamisesta itsellesi tai koko tiimille? Työnteon hallinta ja organisointi ovat tarpeellisia taitoja meille kaikille. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos työkuorman hallinta tai muu itsensä johtamiseen liittyvä teema mietityttää. Käytännönläheinen valmennus on hyvin käytettyä aikaa!
P.S. Jos haluat saada blogin sähköpostiisi ja pysyä kuulolla tapahtumista, tilaa blogi tästä linkistä