Monessa organisaatiossa punnitaan etätyön ja läsnäolon hyviä ja huonoja puolia. Toisaalta kasvokkaista kohtaamista pidetään ylivoimaisena, olemmehan kehittyneet siinä jo vauvaiästä alkaen. Käytettävissä on kehon kieli, ilmeet, eleet ja äänensävy. Kasvokkain tavatessa on myös helpointa varmistaa, meneekö viesti oikealla tavalla perille. Toisaalta monet asiat hoituivat hienosti etätyösuosituksen aikanakin ja erityisesti osa työntekijöistä nautti etäilyn suomasta vapaudesta.
Tässä blogissa nostan esille joitakin etävuorovaikutuksen keinoja, joita voit opetella hyödyntämään. Ehkä se auttaa punnistemaan, missä määrin palaverit vaativat läsnäoloa ja missä kohtaa etätyö on hyvä ratkaisu.
Kaikki mukaan kokouksessa
Helposti voisi ajatella, että läsnäkokouksessa kaikilla on sama mahdollisuus osallistua. Ei muuten pidä paikkaansa. Jo lähtökohtaisesti jokaisella on oma uniikki persoonansa ja kasvuhistoriansa, opitut tavat ja tottumukset. Jotkut ovat aina suuna päänä, vaikkei olisi erityisen painavaa asiaakaan ja toisilla on valtava kynnys ottaa puheenvuoroa. Tyypillisesti yhteisön dynamiikallakin on merkitystä. Toisia kuunnellaan enemmän ja pomolla on tyypillisesti eniten vaikutusvaltaa keskusteluissa.
Etäisyys helpottaa ujompienkin osallistumista. Hankalista ja nolottavistakin asioista on helpompi puhua pienen etäisyyden päästä. Myös tarve kunnioittaa auktoriteettia vähenee virtuaalisessa tilassa, jossa kaikki ovat ruudun äärellä. Kokouksessa voit pyytää jokaiselta osallistujalta kommentin chattiin ja odottaa, kunnes hitaammat ja varovaisemmatkin ovat vastanneet. Sitten kaikkien vastaukset ovat yhtä aikaa näkyvillä, eikä niiden painoarvo riipu ainakaan siitä, kenellä on kovin ääni.
Uskallus olla eri mieltä
Erityisesti, jos joku on selvästi eri mieltä enemmistön kanssa, tämä voi olla psyykkisesti vaikeaa tuoda esille. Meillä ihmisillä on valtava paine mukautua muiden mielipiteeseen. Tästä on tehty kuuluisia sosiaalipsykologisia kokeita, jotka vahvistavat vahvan konformisuuden taipumuksemme.
Virtuaaliympäristössä paine mukautua on pienempi. Etäisyyden päässä on helpompaa ajatella itsenäisesti. Lisäksi virtuaaliset välineet tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden osallistaa kaikki ja vieläpä järjestää helposti suljettuja lippuäänestyksiä. Työkaluna esimerkiksi Mentimeter toteuttaa äänestyksen niin, etteivät osallistujat näe mikä vaihtoehto saa eniten kannatusta.
Voit myös kysyä mielipidettä asteikolla, vaikkapa kuinka tyytyväisiä ollaan projektiin asteikolla 1-5. Tavallisesti olisi kiusaus seurata johtajan mielipidettä, mutta voit pyytää jokaista kirjoittamaan sopivan numeron itselleen ylös. Rohkaise sitten osallistujia kirjoittamaan se rehellisesti chattiin. Tarvittaessa voit myös hyödyntää muunlaista äänestystä. Näin saat esille ne massasta poikkeavat näkemykset, jotka tuovat esiin olennaisia huomiota kaipaavia epäkohtia.
Näytän tarkemmin miten tämä tapahtuu Virtuaalinen vuorovaikutus -webinaarissa, jonka tallenteen voit nyt ostaa tästä vain 29 eurolla.
Pysy kuulolla
Moni etäpalaverin pitäjä kammoaa tilanteita, joissa jonkin aikaa yksinpuhelua jatkettuaan kysyy kysymyksen, johon kukaan ei vastaa. Herää epäilys, ettei pallukoiden tai mustien ruutujen takana kukaan kuuntele. Ehkä palaverin aikana tehdään jotakin ihan muuta. Tämänkin voi onneksi välttää muutamilla helpoilla konsteilla.
On kuitenkin ymmärrettävä, mistä ilmiö johtuu. Ei, tiimiläiset eivät ole muuttuneet epämotivoituneiksi, keskittymiskyvyttömiksi laiskottelijoiksi. Etäpalaverissa vaan kynnys vastata kysymykseen on läsnäpalaveria paljon korkeampi. Kun et voi lukea kehon kieltä, ei tee mieli vastata, kun ajattelet vieväsi puheenvuoron muilta. Et myöskään pysy keskittyneenä, ellei jatkuvasti ole tilaisuus osallistua. Siksi osallistamista kannattaa tehdä koko tilaisuuden läpi, välttäen pitkiä monologeja.
Pyydä aina kaikkia vastaamaan chatissa, ja poimi sieltä vuorotellen osallistujia kommentoimaan avaamalla mikrofonin. Pidä vaikka listaa siitä, keneltä kysyt, jotta pyydät kommentteja myös hiljaisemmilta. Seurataksesi osallistujien tunnelmia aiheisiin liittyen, voit kysyä pieniä kyllä/ei tai asteikolla 1-5 kysymyksiä pyytäen vastauksia chattiin. Näin pidät osallistujat aktiivisina, ja osoitat kiinnostusta kaikkien mielipiteitä kohtaan etänäkin.
Auttaisiko vuorovaikutukseen panostaminen etätyössä?
Jos maaliskuun Virtuaalinen vuorovaikutus -webinaari jäi katsomatta, voit ostaa tallenteen nyt hintaan 29€ tästä linkistä.
P.S. Jos haluat saada blogin sähköpostiisi ja pysyä kuulolla tapahtumista, tilaa blogi tästä linkistä