Taas on se aika vuodesta, kun kaikki tuntuu tapahtuvan samaan aikaan. Kiirettä on siinä ja tässä projektissa, yhteydenottoja satelee ja vuoden lopun deadlinet lähestyvät. Olisi niin ihanaa jäädä joululomalle hyvillä mielin, mutta miten ihmeessä se voisi onnistua? Ja onko ensi viikolla tosiaan jo joulukuu???
1. Käytä aikaa lepoon ja virkistäytymiseen
Kun projekteja on samaan aikaan käynnissä useita, on elintärkeää huolehtia palautumisesta. Muuten joutuu helposti mielentilaan, jossa ei tee olennaista, vaan pomppii tehtävästä toiseen, saamatta asioita valmiiksi. Silloin sähköposti kaappaa huomion ja alat vastaamaan siihen, vaikka aikaa oli tarkoitus käyttää tärkeän projektin edistämiseen. Löydät itsesi selaamasta joululahjoja verkkokaupan nettisivuilta, kun piti oikeastaan vain linkittää jokin ihan muu nettisivu sähköpostiin.
On täysin inhimillistä, ettei huomio pysy tuntikausia päivässä tarkalleen olennaisessa fokuksessa. Levon tarve kuitenkin monella kasvaa pimeinä talven viikkoina, ja siksi taukoja on hyvä pitää säännöllisesti päivän aikana. Sovi lounas ystävien tai kollegoiden kanssa, ja rentoudu ulkoilemalla keskellä päivää. Pidä kiinni vapaapäivistä viikonloppuna. Oikeastaan tämä blogi oli tarkoitus kirjoittaa jo eilen, mutta onneksi tajusin levätä yhden sunnuntain. Energiaa saa myös liikunnasta – älä siis kiireen tullen jätä treenejä väliin, sillä jäät takuulla työtehoissa kokonaisuudessaan plussalle.
2. Valitse päivän kolme tehtävää
Jos tehtävälistalla on 20 asiaa, niitä ei voi kaikkia työstää yhtä aikaa. Selkiytä itsellesi joka päivälle 3 tehtävää, jotka sinun on realistista saada valmiiksi. Yksi niistä voi olla vähän isompi, ehkä intensiivistäkin keskittymistä vaativa tehtävä ja muut 2 pienempiä. Voit käyttää strategiaa, jossa teet vaikeimman ensiksi aamulla, etkä tee mitään muuta, ennen kuin se on valmis. Tätä yleensä käytän silloin, kun olen lykännyt jotakin hankalaa asiaa jo liian pitkään.
Jonakin päivänä saattaa toimia jonkin hankalan pikkuasian, sälätehtävän hoitaminen heti aamusta. Siitä saa energiaa jatkaa seuraaviin tehtäviin. Mikäli päivässä on paljon buukattuja tapaamisia tai muuta ohjelmaa, pidä kolmen tehtävän lista koko ajan näkösällä tai mielessä, niin tiedät mitä teet, kun vapautuu jokin hetki. Olet valinnut tehtävät jo valmiiksi ja helpotat näin omaa toimintaasi. Mikäli valitset päivän tehtävät valmiiksi jo edellisenä iltapäivänä, saatat pelastaa seuraavan yön unesi. Nukut paremmin, kun olet jo suunnitellut, mitä seuraavana päivänä tapahtuu.
Mitä sitten, jos tehtävät eivät tulekaan valmiiksi? Sellaista tietysti sattuu, varsinkin jos testaat tekniikkaa ensimmäisiä kertoja. Harjoita tyytyväisyyttä niistä asioista, jotka sait aikaan päivän aikana. Kertaa ne mielessäsi läpi ennen töiden lopettamista, tai listaa vaikka paperille. Mikä auttoi saamaan ne aikaan? Tarvitset aikaansaamisen tunnetta, jota voit synnyttää tarkastelemalla etenemistäsi.
3. Opi onnistumisista
Millainen on sinun hyvä työpäiväsi? Aloitatko työt tasan kello kahdeksan ja kuuluuko unelmatyöpäivään kenties tunnin lounastauko hyvässä seurassa? Virkistääkö siirtymä työpaikalle, tai nautitko aamu-tv:n seuraamisesta ennen etätyöpäivän aloitusta? Miten saat järjestettyä itsellesi rauhallisia työskentelytunteja työpäivääsi?
Tarkastele, milloin työt sujuivat hyvin. Toista hyviä ja toimivia rutiineja ja suunnittele niitä etukäteen. Ketjuta palaverit ja muut samantyyppiset tehtävät yhteen putkeen. Joskus voit tarvita säläpäivän tai tunnin, jolloin saat hoidettua listalla roikkuvat pikkuasiat yhdellä kertaa mieltä vaivaamasta. Mieti, millä tavoin viimeksi onnistuit hoitamaan vaativan projektin maaliin, ja opi omista onnistumisistasi.
Sama toimii myös tiimille. Miettikää yhdessä, miten viimeksi saitte sen haastavan projektin maaliin. Mitä silloin tehtiin oikein? Mikä auttaisi nyt toistamaan saman? Kiireessä ajattelu helposti kapeutuu ja olennaiseen keskittyminen muuttuu vaikeammaksi. Mitä jos jokaisen toiminnasta huomioitaisiin joku muiden mielestä olennainen hyvä teko tai onnistuminen? Kehuista ja kannustuksesta jokainen saa kummasti energiaa loppuvuoden rutistukseen.
Kaipaatko coachausta, valmennusta tai koulutusta työkuorman hallinnasta itsellesi tai koko tiimille? Työnteon hallinta ja organisointi ovat tarpeellisia taitoja meille kaikille. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos työkuorman hallinta tai muu itsensä johtamiseen liittyvä teema mietityttää. Käytännönläheinen valmennus on hyvin käytettyä aikaa!