Työmäärän rajaaminen on herättänyt keskustelua monilla foorumeilla. Esihenkilöt ovat huolestuneita henkilöstön jaksamisesta. Toisaalta tuntuu vaikealta kehottaa alaisiaan tekemään vähemmän töitä. Samaan aikaan työntekijät kipuilevat kiireen kanssa. Töiden jääminen kesken vaivaa mieltä. Ennen joulua olisi hienoa saada hommat valmiiksi, jotta voisi lomailla rauhassa. Monessa työssä on kuitenkin mahdotonta saada töitä täysin valmiiksi. Erityisen vaikeaa se on juuri ennen lomaa, kun väsynyt mieli kaipaisi jo lepoa. Miten siis voisi tehdä vähemmän töitä?
Hidasta vauhtia – jätä asioita hautumaan
Kun kiire iskee, kannattaisi tahtia hidastaa – ei siis nopeuttaa, kuten yleensä toimimme. Pidä tunnin lounastauko puolen tunnin sijaan, ja rentoudu kesken päivän. Lopeta työt ajoissa ja huolehdi levosta ja palautumisesta. Rentouttavaa on myös keskittyä yhteen asiaan kerrallaan. On kuormittavaa pitää jatkuvasti monia tehtäviä mielessään.
Joitakin tehtäviä voi aloittaa, ja jättää ne hautumaan loman tai vapaapäivän yli. Luonnostelu on nykyisin yksi suosikkitekniikoistani. Teen jostakin tehtävästä ensimmäisen version, enkä edes yritä saada sitä valmiiksi. Mieli työstää sitä levossa, ja kun sitten palaan siihen, huomaan ajatusteni selkeytyneen. Tämä toimii erityisen hyvin kirjoittamisessa.
Olennaisen tunnistaminen
Kuormituksessa kärsii ensimmäisessä kyky nähdä olennainen. Tämä on harmillista, koska juuri priorisoinnin taitoa silloin tarvittaisiin. Kun tehtävää on paljon, fokusointi olennaiseen helpottaa. Haastavatkin tehtävät kyllä hoituvat, kun annat itsellesi luvan keskittyä niihin, yhteen kerrallaan. Vähemmän tärkeät tehtävät kannattaa väsyneenä vain jättää tekemättä, ja palata niihin myöhemmin.
Sama periaate pätee omien tarpeiden tunnistamiseen. Ei ole yhtä oikeaa vastausta siihen, kannattaako työpäivää venyttää, vai pitäisikö pikemminkin lähteä ajoissa töistä. Sen tunnistaa vain omaa olotilaansa tarkastelemalla. Opettele huomaamaan merkit itsestäsi. Moni huomaa mielessä käyvän toiveen päiväunista tai orastavan päänsäryn. Silloin on vähintäänkin tauon paikka. Anna itsellesi mahdollisuus noudattaa omaa rytmiäsi, niin vältät turhautumisen huonosti etenevään työhön.
Tee jotain ihan muuta
Yksi tapa tehdä vähemmän töitä on yksinkertaisesti tehdä jotain ihan muuta. Älä peru kiireessä harrastuksia tai sovittuja tapaamisia. Muutenkin aloitat ja teet työt tehokkaammin silloin kun tiedät, että työn jälkeen on jotakin muuta mukavaa ohjelmaa. Mielekäs tekeminen palauttaa työstä hyvin ja pääset irtautumaan työpäivän jälkeen. Sosiaaliset menot tai liikunnalliset aktiviteetit saavat ajatukset helposti irti työasioista.
Älä ole jatkuvasti tavoitettavissa. Olin hiljattain teatterissa, ja tuntui ihanan rentouttavalta laittaa puhelin lentotilaan kolmeksi tunniksi. Monia vaivaa vapaa-ajallakin tunne, että oikeastaan nyt pitäisi olla tekemässä jotakin muuta – vähintäänkin seurata sähköpostia ja viestejä. Varaa itsellesi myös sellaista aikaa, jolloin ei tarvitse tehdä yhtään mitään. Joutenololle voi varata aikaa kalenterista, niin et tule buukanneeksi kaikkea aikaa muihin menoihin.
Kaipaatko coachausta, valmennusta tai koulutusta työn rajaamisesta itsellesi tai koko tiimille? Työnteon hallinta ja organisointi ovat tarpeellisia taitoja meille kaikille. Älä epäröi ottaa yhteyttä, jos työmäärän rajaaminen tai muu itsensä johtamiseen liittyvä teema mietityttää. Käytännönläheinen valmennus on hyvin käytettyä aikaa!
P.S. JOS HALUAT SAADA BLOGIN SÄHKÖPOSTIISI JA PYSYÄ KUULOLLA TAPAHTUMISTA, TILAA BLOGI TÄSTÄ LINKISTÄ